Effizienzgewinne im Bildungswesen

Academic Software

04.01.2023 Dawn Nell

Wir haben mit dem Mitgründer von Academic Software, Pieter Barremaecker, darüber gesprochen, wie Academic Software zu Effizienzsteigerungen beiträgt.

 

Wenn eine der großen Entwicklungen im Bildungswesen heute darin besteht, dass die Nutzer ihre eigenen Laptops und Geräte mitbringen und die Einrichtungen weniger in Computerräume vor Ort investieren, bedeutet dies doch, dass Schulen und Universitäten viel weniger für die IT-Infrastruktur ausgeben?

Ganz so einfach ist es nicht. Mit dem zunehmenden Einsatz digitaler Technologien im Bildungswesen ist auch die Komplexität gestiegen, was zu neuen Herausforderungen und Kosten geführt hat. Zum einen ist die schiere Anzahl der Software- und Anwendungstitel gewachsen. Die IT hat sich auf alle Bereiche des Lernens und Lehrens ausgedehnt. Es gibt keine Lehrkräfte, Studierende, Forschende oder Beschäftigte, die keine Software verwenden. Die durchschnittliche Bildungseinrichtung verwendet zwischen 200 und 300 Titel, und jeder Titel hat seinen eigenen Lizenzierungsrahmen und seine eigenen Vertriebsmethoden. Und die Zahl der Softwaretitel und -anwendungen wächst ständig. Wir haben über 1.300 Titel auf unserer Plattform, und diese Zahl wird weiter steigen.

Wie bekommen Sie all diese Lizenzen in die richtigen Hände, wenn Sie Tausende von Nutzern auf verschiedenen Geräten haben? Und wie schafft man es, eine ausreichende Übersicht und Transparenz zu ermöglichen und gleichzeitig die Kosten nicht außer Kontrolle geraten zu lassen? Dies sind einige der großen Herausforderungen, vor denen Bildungseinrichtungen stehen.

 

Wie wirkt sich diese Komplexität auf die Kosten der Einrichtungen aus?

Eine Sache ist, dass Bildungseinrichtungen viele IT-Personalstunden aufwenden müssen, um Probleme mit dem Zugriff, der Lizenzierung und der Bereitstellung von Software zu bewältigen. Sie brauchen Beschäftigte, um Softwaretitel zu verpacken. Sie brauchen Beschäftigte, um die Integrationen mit Ihrem SSO und LMS zu verwalten. Sie brauchen Menschen, um die Umgebung zu warten, für die Sicherheit und das Patchen und Sie brauchen Personal für einen Supportdesk, der den Endnutzern hilft, wenn sie nicht weiterkommen. In manchen Einrichtungen sind fünf bis zehn Personen allein für den Helpdesk zuständig. Sie haben also sowohl Personal als auch Infrastruktur - Räume, Geräte, Server und Speicher - gebunden.

 

Und wie kann Academic Software helfen?

Academic Software entlastet einige dieser Verpflichtungen – wir helfen bei der Rationalisierung von Lizenzierung und Bereitstellung, unterstützen bei Einsparungen für Immobilien- und Infrastrukturkosten und entlasten so Ihr IT Personal.

Wir bieten eine Workspace-Lösung, die die Verteilung all Ihrer digitalen Tools zentralisiert, und wir kümmern uns um die Paketierung, Integration und stetige Aktualisierung. Wir erstellen Softwarepakete für die Verwaltung mobiler Geräte (MDM) über Intune oder Jamf. Sobald die Konfiguration und technische Einrichtung abgeschlossen ist, wird daraus eine Self-Service-Plattform. Das bedeutet, dass die Endbenutzer jedes beliebige Tool installieren oder verwenden können, ohne dass Ihre IT-Mitarbeiter eingreifen müssen.

 

Eine weitere wichtige Maßnahme zur Entlastung des IT-Personals besteht darin, dass wir den Endnutzersupport übernehmen. Die Plattform ist für die Selbstbedienung konzipiert - mit der Idee, dass der Endnutzer sich das gewünschte Werkzeug selbst aussuchen kann. Die meisten Benutzer können selbst auf das gewünschte Tool zugreifen, wobei sie von unseren benutzerfreundlichen Handbüchern geleitet werden. Aber wenn sie Probleme haben, ist unser Helpdesk zur Stelle - in der Sprache des Benutzers. Wir helfen dem Endnutzer das Tool auf seinem Gerät zum Laufen zu bringen. Wir bieten sogar Unterstützung für Open-Source Software. Wir wissen, dass z.B. die Installation von AutoCAD eine der häufigsten Fragen in unserem Helpdesk ist, weil es kompliziert ist, die Lizenz zu erwerben und die Installation für die kostenlose Education Edition durchzuführen. AutoCAD bietet hierfür keinen Support an - wir helfen bei der Beantragung der Lizenz und bei der Installation von AutoCAD bis die Software einsatzbereit ist.

 

Was ist an Softwarelizenzen so kostspielig? Sie müssen doch nur die Anzahl der Lizenzen an die Anzahl der Nutzer anpassen?

Bildungseinrichtungen haben besondere Merkmale, die sich auf die Verwaltung von Lizenzen auswirken. Eine der Herausforderungen besteht darin, dass sich die Zahl der Nutzer und deren Anforderungen ständig ändern. Zu Beginn des akademischen Jahres kommen Tausende von Studenten, von denen einige eine bestimmte Software für drei Monate, andere für ein Jahr benötigen; die von ihnen benötigten digitalen Werkzeuge können sich im Laufe des Jahres ändern. Ein Dozent kann beschließen, ein neues digitales Werkzeug für eine kurze Reihe von praktischen Sitzungen einzuführen. Sie möchten sicherstellen, dass alle Teilnehmer über die benötigten digitalen Hilfsmittel verfügen, also kaufen Sie genügend Lizenzen, um den voraussichtlichen Bedarf zu decken. Das Risiko besteht jedoch darin, dass Sie am Ende für Lizenzen bezahlen, die gar nicht oder nur für kurze Zeit benötigt werden.

 

Wie kann Academic Software dabei helfen?

Durch die Zentralisierung und Automatisierung der Lizenzverwaltung erhalten Sie einen transparenten Überblick. Der Zugriff auf digitale Tools wird auf SSO- oder LMS-Gruppenebene auf der Plattform zugewiesen, d. h. der Benutzer hat Zugriff auf die Tools, die für die Gruppe, der er angehört, geeignet sind. Verlässt er die Gruppe oder wechselt er zu einem anderen Kurs, hat er keinen Zugriff mehr auf die Tools, die dieser Gruppe zugewiesen sind. Diese Lizenzen können für andere Benutzer frei gemacht werden. Und der Zugang zu bestimmten Lizenzen, wie z. B. Adobe, kann auf drei Monate, sechs Monate oder ein Jahr beschränkt werden. Außerdem können Sie Campus-Lizenzen mit unserer Hilfe für die Nutzung zu Hause zur Verfügung stellen. Und die Lizenzen werden in Echtzeit für die tatsächlich genutzten Lizenzen zugewiesen, wodurch die Wahrscheinlichkeit von Mehrausgaben verringert wird.

 

 

Hat die Verlagerung in die Cloud den Institutionen geholfen, die Kosten zu senken?

Die Cloud ist nicht kostenlos! Mit der Cloud sind Kosten verbunden und Einrichtungen haben manchmal Schwierigkeiten, den Überblick über ihren Cloud-Verbrauch zu behalten. Verschiedene Abteilungen, Labore und Kurse, die Cloud-Ressourcen nutzen, können sich schnell summieren. Academic Software zentralisiert die Verwaltung des Cloud-Verbrauchs und bietet so einen transparenten Überblick. Außerdem verfügt es über integrierte kostensparende Maßnahmen wie automatische Skalierung und Abschaltung bei Inaktivität, um unnötige Ausgaben zu vermeiden.

Und warum sollte man sich in die Cloud stürzen - und die damit verbundenen Kosten -, wenn es kostengünstigere und benutzerfreundlichere Möglichkeiten gibt, seine digitalen Tools zu verteilen? Wenn Ihre Nutzer über eine ideale Kapazität auf ihrem MacBook verfügen, warum sollten sie diese Rechenleistung in der Cloud replizieren und dafür bezahlen?

 

Wir empfehlen ein gesundes Gleichgewicht zwischen verschiedenen Bereitstellungsmethoden: zwischen nativer Installation und Virtualisierung, damit dem Endnutzer die kostengünstigste Option präsentiert werden kann. Academic Software hilft dabei, dies zu automatisieren, was zu erheblichen Einsparungen bei den Cloud-Kosten führt.

 

Berichtswesen und Monitoring: Wie hilft das den Institutionen beim Kostenmanagement?

Im Bildungsbereich werden die Ausgaben auf bestimmte Haushaltslinien und Finanzierungsquellen aufgeteilt, manchmal in Verbindung mit externer Finanzierung.
Dies erfordert eine klare Überwachung und Berichterstattung. Mit der zunehmenden Verbreitung digitaler Technologien im Bildungsbereich hat die damit verbundene Komplexität dazu geführt, dass diese Übersicht manchmal schwer zu erreichen ist. Academic Software macht dies viel einfacher, indem es Dashboard-Berichte über Lizenzen und Cloud-Nutzung sowie Reporting-Analysen und Kostenzuweisungen pro Projekt, Labor oder Kurs ermöglicht. Zudem versetzt Sie das Wissen über die tatsächliche Nutzung von Lizenzen in eine stärkere Position, wenn Sie zukünftige Verträge mit Softwareanbietern aushandeln.

 

Warum ist die Benutzerfreundlichkeit der Academic Software Plattform so wichtig?

Es ist wichtig, dass Ihre Einrichtung ein guter Ort zum Studieren und Arbeiten ist. Dazu gehört auch, dass die IT zugänglich und effektiv ist. IT-Probleme werden in Umfragen zur Zufriedenheit von Mitarbeitern und Studenten regelmäßig negativ bewertet.

Zudem gibt es auch Risiken, wenn digitale Werkzeuge nicht gut verwaltet werden. Die Realität sieht so aus: Wenn Ihre Einrichtung den Menschen die digitalen Werkzeuge nicht auf benutzerfreundliche Weise zur Verfügung stellt, wenn Ihre Studenten, Lehrkräfte und Forscher nicht wissen, wie sie auf die benötigten Werkzeuge zugreifen können, werden sie versuchen, ihre eigenen Lösungen zu finden. Am Ende werden sie vielleicht ihre Kreditkarte zücken und Software kaufen, die es bereits gibt. Und Sie haben keine Klarheit oder Kontrolle darüber. Je größer die Einrichtung ist, desto komplexer kann dieses Problem werden. Diese Art von "Schatten-IT" verursacht nicht nur unnötige Kosten, sondern setzt Ihre Einrichtung auch dem Risiko von Cyberkriminalität und Compliance-Lücken aus. Außerdem beansprucht der Umgang mit Problemen und Ineffizienzen, die durch Schatten-IT entstehen, die Zeit und die Ressourcen Ihrer IT-Abteilung.

Die Plattform von Academic Software hilft, Schatten-IT zu verhindern und die Integrität Ihrer Umgebung zu erhalten. Es ist einfacher für Ihre Nutzer, und gleichzeitig haben Sie mehr Transparenz und Übersicht, ohne dass Sie mehr in IT-Personal und -Infrastruktur investieren müssen.